更新日：2026/11/11

外国人を採用し、日本で働いてもらうためには、仕事内容や雇用条件に応じた在留資格を取得する必要があります。
特に、海外に住んでいる外国人を新たに採用する場合には、原則として日本に入国する前に「在留資格認定証明書（COE）」の交付申請を行います。

しかし、初めて外国人を採用する企業にとっては、どのような書類を準備すればよいのか、どのような手続きが必要なのか分からないことも多いのではないでしょうか。
この記事では、外国人を採用する企業の担当者に向けて、COE交付申請の概要、申請の流れ、必要書類、行政書士に依頼するメリットについて解説します。

COE（在留資格認定証明書）とは？

COEとは、Certificate of Eligibilityの略称で、日本語では「在留資格認定証明書」といいます。
外国人が日本に入国して行おうとする活動について、在留資格に該当する活動であることなど、上陸のための条件に適合していることを証明するものです。

例えば、海外に住んでいる外国人を日本の企業が採用し、日本で働いてもらう場合、予定している仕事内容に応じた在留資格についてCOEの交付申請を行います。
COEが交付された後、外国人本人が現地の日本大使館や領事館で査証（ビザ）の申請を行い、査証が発給された後に日本へ入国するという流れになります。

なお、COEは査証（ビザ）そのものではありませんが、日本への入国に先立って在留資格に関する審査を受けたことを証明するものであり、その後の査証申請や入国手続きを円滑に進めるために利用されます。

ただし、COEが交付された場合であっても、必ず査証が発給されるわけではなく、最終的な入国の可否は入国時の審査によって判断されます。

COE交付申請が必要になるケース

COE交付申請は、海外に住んでいる外国人が新たに日本へ入国し、中長期的に在留する場合などに利用される手続きです。
企業が外国人を採用する場合、代表的な例として次のようなケースがあります。

採用する外国人の現在の居住地や在留状況を確認したうえで、適切な申請手続きを選択することが重要です。

COE交付申請から外国人の入国までの流れ

COE交付申請は、申請書類を提出して終わりではありません。
外国人の採用決定から日本への入国まで、企業側でも複数の準備が必要になります。

まず、採用する外国人の経歴や学歴、職歴、保有資格などを確認します。
そのうえで、日本で従事する予定の業務内容と照らし合わせ、適切な在留資格を検討します。

例えば、介護施設で外国人を採用する場合でも、特定技能「介護」と在留資格「介護」では、それぞれ取得要件が異なります。
単に企業が希望する在留資格を選択すればよいわけではなく、外国人本人の経歴や資格、実際の仕事内容などを踏まえて判断する必要があります。

在留資格の方向性が決まったら、企業と外国人の間で雇用条件を確定します。
雇用契約書や労働条件通知書などを作成し、給与、勤務時間、業務内容、雇用期間などを明確にします。

また、申請に必要な企業側の資料や外国人本人の資料を収集します。
必要書類は在留資格や受入企業の状況によって異なるため、申請前に提出書類を整理しておくことが重要です。

必要書類が揃ったら、在留資格認定証明書交付申請書や各種添付資料を作成します。
申請書類は、原則として外国人本人が日本に入国する前に、受入企業の所在地などを管轄する地方出入国在留管理官署に提出します。

申請は窓口での提出だけでなく、要件を満たした利用者によるオンライン申請も可能です。

申請書類の提出後、出入国在留管理官署による審査が行われます。
審査では、外国人本人が希望する在留資格の要件を満たしているか、雇用契約や仕事内容に問題がないか、受入企業に関する要件を満たしているかなどが確認されます。
審査の過程で追加資料の提出を求められることもあります。

審査の結果、問題がなければCOEが交付されます。
現在は電子化された在留資格認定証明書も交付されています。

交付後は、外国人本人にCOEを送付するなどして、現地での査証申請に進みます。

外国人本人が現地の日本大使館や領事館で査証申請を行います。
査証が発給されたら、日本への渡航準備を進め、入国時に上陸審査を受けます。
上陸が許可されると、在留資格に基づいて日本での活動を開始できます。

COE交付申請に必要な主な書類

COE交付申請に必要な書類は、取得する在留資格によって異なります。
また、同じ在留資格であっても、受入企業の規模や事業内容、過去の外国人受入実績などによって提出書類が変わることがあります。

一般的には、次のような資料を準備します。

上記は一般的な例であり、すべての申請で提出が必要になるわけではありません。
特に特定技能の場合は、外国人本人に関する資料、所属機関に関する資料、分野ごとの資料など、独自の提出書類が定められています。
申請する在留資格に応じて、最新の提出書類一覧を確認する必要があります。

COE申請の取次・書類作成は誰が行う？

COE交付申請では、誰が申請書類を作成し、誰が入管への申請を行うのかを正しく理解しておく必要があります。
申請の取次ぎや書類の作成については、関係法令により取り扱うことができる者が定められています。
主な関係者は次のとおりです。

• 外国人本人
• 受入れ企業の職員等（法令上認められた申請代理人）
• 届出済みの申請取次行政書士
• 届出済みの申請取次弁護士

なお、登録支援機関や人材紹介会社であっても、その立場だけで自由に申請書類を作成したり、申請取次ぎを行ったりできるわけではありません。

外国人材の受入れではコンプライアンスの確認が重要

外国人材の採用では、人材紹介会社、送り出し機関、登録支援機関、受入れ企業、行政書士など、複数の関係者が関与することがあります。
それぞれの事業者が担当できる業務の範囲を正しく理解し、法令に沿った役割分担を行うことが重要です。
特に、報酬を得て行う在留資格申請書類の作成や申請取次ぎについては、行政書士法や出入国管理及び難民認定法などの関係法令を確認する必要があります。

外国人材の受入れを継続的に行う企業や人材紹介会社は、採用活動だけでなく、在留資格に関する手続きについてもコンプライアンスを意識した体制を整えておきましょう。

COE交付申請を行政書士に依頼するメリット

外国人の採用に伴うCOE交付申請では、在留資格ごとに異なる要件や提出書類を確認する必要があります。
特に初めて外国人を採用する企業では、どのような資料を準備すればよいのか判断が難しいこともあります。
行政書士に依頼することで、次のようなサポートを受けることができます。

 適切な在留資格の検討
外国人本人の学歴や職歴、保有資格、採用後の仕事内容などを確認し、適切な在留資格を検討します。

必要書類の整理と収集サポート
企業側と外国人本人が準備する書類を整理し、必要な資料の収集をサポートします。

 申請書類の作成
在留資格の要件に照らし合わせながら、申請書や理由書、各種添付資料などを作成します。

入管への申請取次ぎ
申請取次の要件を満たした行政書士であれば、依頼を受けて入管への申請取次ぎを行うことができます。
企業の担当者が申請のために入管へ出向く負担を軽減できる点もメリットです。

外国人の採用に伴うCOE交付申請はご相談ください

外国人を採用する場合、在留資格の確認から必要書類の準備、COE交付申請まで、さまざまな手続きが必要になります。
当事務所では、外国人を採用する企業様からのご相談を承っております。
採用予定の外国人の状況や仕事内容を確認したうえで、必要な手続きや書類についてご案内いたします。

初めて外国人を採用する企業様も、お気軽にご相談ください。